Beszámoló a Teskándi Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi működéséről
ELŐTERJESZTÉS
Tárgy: Beszámoló a Teskándi Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi működéséről
Előadó: Fazekas István jegyző
Tisztelt Képviselő-testület!
Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban Mötv.) 81. § (3) bekezdés f) pontja szerint a jegyző évente beszámol a képviselő-testületnek a hivatal tevékenységéről. Ennek alapján a Teskándi Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi tevékenységéről az alábbiakban tájékoztatom a tisztelt képviselő-testületet.
A Közös Hivatal szervezete:
Az Mötv. 84-85. §. alapján Teskánd, Boncodfölde Kustánszeg Csonkahegyhát, Milejszeg, Pálfiszeg, Németfalu és Dobronhegy községek közös önkormányzati hivatal létrehozásáról döntöttek. A megállapodás szerint a közös önkormányzati hivatal székhelye Teskánd volt, Csonkahegyháton pedig állandó kirendeltség működött. Kustánszegen ügyfélszolgálati megbízott foglalkoztatásával biztosították az önkormányzatok a hivatali ügyintézést.
A megállapodás alapján a Teskánd székhelyű hivatal Boncodfölde, Teskánd és Kustánszeg illetékességi területére terjedt ki, a Csonkahegyháti Állandó Kirendeltség pedig Csonkahegyhát, Milejszeg, Pálfiszeg, Németfalu és Dobronhegy illetékességi területére kiterjedően végezte a közigazgatási feladatokat.
Az így kialakított szervezeti rendszer alapján két elkülönült egységben folyt a munkavégzés.
A Hivatal vezetésével járó feladatokat Teskándon személyesen láttam, el a Csonkahegyháti Állandó Kirendeltségen pedig az aljegyző vezette a Hivatalt.
A hivatal létrehozásakor, és a működtetés során állandó elvárás volt, hogy a közös hivatal létrehozását egyik település se élje meg hátrányként, különösen az ügyfelek kiszolgálása terén.
A társulási megállapodás alapján Teskánd székhelyen az ügyfélfogadás rendje az alábbiak szerint alakult:
hétfő: 08.00-12.00-ig és 13.30-15.30-ig
kedd: 08.00-12.00-ig és 13.30-15.30-ig
szerda: 08.00-12.00-ig és 13.30-15.30-ig
csütörtök: 08.00-12.00-ig és 13.30-15.30-ig
péntek: 08.00-12.00-ig
1.Az elkülönült szervezeti egységekből következően a jegyző is és aljegyző is külön-külön tájékoztatja a képviselő-testületeket az általa vezetett egység munkájáról. Beszámolómban kizárólag az általam vezetett Teskánd székhelyű hivatal elmúlt évi munkájáról adok tájékoztatást.
A Teskándi Közös Önkormányzati Hivatal székhelyén 7 fő köztisztviselő látta el a hivatali feladatokat:
1 fő jegyző,
1 fő igazgatási főelőadó,
1 fő műszaki ügyintéző,
3 fő gazdálkodási köztisztviselő, közülük
1 fő adóügyi főelőadó,
2 fő gazdálkodási főelőadó,
1 fő ügyfélszolgálati megbízott ( Kustánszeg).
A Hivatal hasonlóan a korábbi évek gyakorlatához ellátta a képviselőtestületek, polgármesterek működésével kapcsolatos igazgatási feladatokat, a polgármesterek hatáskörébe tartozó államigazgatási döntések előkészítését, és végrehajtását. Közreműködött a képviselő -testületi ülések előkészítésében, az írásos előterjesztések, beszámolók anyagának összeállításában.
Gondoskodott az önkormányzati rendeletek kihirdetéséről, figyelemmel kísérte a rendeletek, határozatok végrehajtását, illetőleg ahol szükség volt, segédkezett a határozatok végrehajtásában.
Mind a három képviselőtestület vonatkozásában részt vettünk a képviselőtestületi üléseken, ha a napirend előadója igényelte segédkeztünk a napirendi pontok előterjesztésében.
A fentieken kívül részt vettünk a közmeghallgatásokon, falugyűléseken.
Elláttuk az ülések összehívásával és lebonyolításával kapcsolatos adminisztratív teendőket.
A Hivatal köztisztviselői részt vettek továbbképzéseken, szakmai értekezleteken.
A polgármestereknek segítséget nyújtottunk az átruházott hatáskörben hozott döntések jogszerű meghozatalához. Amennyiben igényt tartottak, döntéseik meghozatala érdekében adatokat gyűjtöttünk.
Annak ellenére, hogy az ügyfélfogadás le lett szabályozva az ügyfelek korlátozás nélkül felkereshették a Hivatalt.
A hivatalban naponta átlagosan kb. 6-8 fő fordult meg. Hatáskörünkben tartozó ügyeken kívül igyekeztünk a nem szorosan önkormányzati, illetve államigazgatási ügyek elintézéséhez is segítséget nyújtani/ pl. kérelmek megírása, nyugdíjazás, leszázalékolási ügyek, munkanélküli ügyek stb./.
Az általános tájékoztatót követően rátérek a 2014. évben végzett munkának ismertetésére.
2014. évben Teskánd Község Önkormányzati Képviselőtestülete 14, Kustánszeg Község Önkormányzat Képviselőtestülete 10, Boncodfölde Községi Önkormányzat Képviselőtestület 10, alkalommal ülésezett.
Teskánd Község Önkormányzata vonatkozásában a hozott rendeletek száma 7, a határozatok száma 72 db.
Boncodfölde Községi Önkormányzat esetében 5 rendeletet és 29 db határozatot hozott az önkormányzat.
Kustánszeg Községi Önkormányzat esetében 9 rendeletet alkotott és 37db határozatot hozott az önkormányzat.
A polgármester által átruházott hatáskörben hozott határozatok száma a következőképpen alakult: Teskándon 25, Kustánszegen 47, Boncodföldén 9 esetben határozott átruházott hatáskörben a polgármester.
Az igazgatási és ügyviteli /iktatás, irattározás, egyéb adminisztratív/ teendők ellátásával kapcsolatos feladatokat Darabos Balázsné látta el.
A Közös Önkormányzati Hivatalban az ügyiratok iktatását számítógépes iktatással végeztük. Az iktató szoftvert a Zalaszám KFT-től vásároltuk. Alkalmazásával a három hivatalban Teskándon, Csonkahegyháton és Kustánszegen egy programot használtunk, mivel az internetes összeköttetés ezt lehetővé tette.
A kolléganő ellátta az iktatási feladatokon kívül a testületi ülésekre készített anyagok gépelését, sokszorosítását, postázását, a hozott rendeletek, határozatok nyilvántartását, s egyéb adminisztratív feladatokat, valamint a községek vonatkozásában az önkormányzatok testületi üléseiről készült jegyzőkönyvek elkészítését.
Ellátta a hagyatéki ügyek intézését. 2014. évben 10 esetben került sor hagyatéki leltár felvételére.
Változott a hagyatéki eljárásról szóló törvény, ennek tükrében a hagyatéki eljáráshoz kapcsolódó ügyintézési szabályok, nyomtatványok is változtak. A jegyzői eljárásban kerül rögzítésre a hagyatéki jegyzőkönyv, melynek ismeretében elkészül a hagyatéki leltár. a HaAz elkészített hagyatéki leltárokat a mellékletekkel együtt az illetékes Közjegyző felé továbbítottuk.
A méhészek nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat is ő végezte.
Szinte minden esetben részt vett Teskánd valamint Boncodfölde Község Önkormányzatának, ülésein és ellátta a jegyzőkönyvvezetéssel kapcsolatos feladatokat.
2006. március 1-től bevezetésre került az Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer (továbbiakban: ASZA), mely az anyakönyvvezetők részére kialakított rendszer, a Fórum és Levelező rendszer mellett, az anyakönyvek és anyakönyvi kivonatok nyilvántartására, az anyakönyvi okiratok – kiemelten kezelve az anyakönyvi kivonatokat – előállítására, választásokkor a választási feladatok lebonyolítására szolgál, illetve használható.
Népességszám 2014. január l-jei állapot szerint:
Teskánd 1120 fő
Boncodfölde 340 fő
Kustánszeg 499 fő.
2014. évben is több esetben került sor bejegyzésre mind a születési, mind a házassági és halotti anyakönyvbe. Több esetben kellett anyakönyvi kivonatot kiadni. Utólagos bejegyzéseket is teljesítettünk, a születési anyakönyvbe 48, a házassági anyakönyvbe esetben 23 esetben.
A községekben 2 házasságkötés volt, 6 esetben kellett halottat anyakönyvezni.
A lakcímek változásával kapcsolatos ügyintézés hivatalunkban történik, melyet lakcímbejelentő lapon nyújt be az ügyfél. Az ügyintézés keretében a lakóhely, illetve a tartózkodási hely létesítés, változás, megszűnés, külföldi letelepedés, ideiglenes külföldön tartózkodás bejelentése és intézése történik.
A szociális ellátásokkal kapcsolatos határozatok meghozatala és a Pénzbeli és Természetben Ellátások Rendszerében /PTR/ rögzítése megtörtént. Az aktív korúak ellátásával kapcsolatos Foglalkoztatási és Szociális adatbázis kezelése folyamatosan vezetésre került.
A megállapított támogatási formák a következők voltak:
Aktív korúak ellátása: 48 fő részére,
Lakásfenntartási támogatás: 40fő részére,
Ápolási díj 3 fő részére,
Közgyógyellátási támogatás: 5 fő részére,
Bursa Hungarica ösztöndíj: 14 fő részére,
Átmeneti segély76fő részére,
Temetési segély 5fő részére került megállapításra.
Gazdálkodás, pénzügyi igazgatás
3 fő látta el az ide tartozó feladatokat.
Sziliné Baksa Ágnes, Gombosné Bencze Ildikó és Szittár Erika.
Az önkormányzati gazdálkodásra vonatkozó szabályok évről-évre változnak, és az önkormányzatokra egyre nagyobb feladatterhet rónak.
A gazdálkodási feladatok körébe tartozik többek között az önkormányzatok és intézményei pénzforgalmának lebonyolítása, könyvelési feladatok ellátása, pénzforgalomhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetése, készlet és anyaggazdálkodás, anyagnyilvántartás, tárgyi eszközökkel kapcsolatos nyilvántartások vezetése, állományváltozások átvezetése.
A Kincstár felé: pénzforgalmi jelentések elkészítése, kifizetett támogatások visszaigénylése, mérlegjelentés. Az önkormányzatok és a Közös Hivatal költségvetésének tervezése, az előirányzat felhasználás folyamatos figyelemmel kísérése. Az önkormányzatok és intézményeik beszámolóinak elkészítése /féléves, háromnegyed éves, éves/, információs füzetek kitöltése és továbbítása a Kincsár felé. Leltározás, selejtezés végrehajtása.
A fentieken kívül ellátják a közszolgálati alapnyilvántartással kapcsolatos teendőket, az önkormányzatok alkalmazottai részére a munkavégzésükkel kapcsolatos személyi anyagok készítését /kinevezések, besorolások, átsorolások, munkaszerződések stb./. Statisztikai jelentéseket készítenek, adatokat szolgáltatnak az APEH, az Egészségbiztosítási Pénztár, a Kincstár stb. felé. Feladatkörükbe tartozik a számlák utalása, az intézmények finanszírozásának utalása, bérbe adott ingatlanok bérleti díjának és egyéb bevételeknek a számlázása. Alkalmi munkavállalók bérének helybeni számfejtése, egyéb kifizetések számfejtése, önkormányzatokat megillető támogatások igénylése, a közhasznú munkával kapcsolatos adatszolgáltatás teljesítése. a befizetések figyelemmel kísérése. Segélyek, támogatások jogosultak részére történő kifizetése.
Leltározással, selejtezéssel kapcsolatos feladatok ellátása, a vagyonváltozások folyamatos figyelemmel kísérése és átvezetése.
Hivatalunkban működik a központosított illetményszámfejtő program /IMI rendszer/. Az IMI rendszer magában foglalja a munkáltatók munkaügyi döntéseivel kapcsolatos okiratokat, a számfejtéshez szükséges egyéb információkat, adatokat tartalmazó bizonylatok elkészítését, az adatszolgáltatást az illetményszámfejtő hely felé. Ugyanakkor biztosítja, hogy az illetményszámfejtő hely az illetményszámfejtés során keletkezett munkavállalók napi kiszolgálását, tájékoztatását, a vezetői munkaügyi információs igény kielégítését segítő adatokat, információkat a munkáltatóknak visszacsatolja.
Adóügyi igazgatás
Az adóügyi feladatokat Szittár Erika látta el.
Feladatai közé tartozott a helyi adózással, a gépjárműadózással, valamint az adók módjára behajtandó köztartozások beszedésével kapcsolatos feladatok végrehajtása.
Ezen adók nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatos teendőket is a munkatársnő látta el.
2013. január 1-től Teskánd székhely településen történik Kustánszeg Önkormányzata adóügyeinek intézése is . Az adóigazgatási feladatok székhelyen történő ellátása problémát nem okozott, sőt a munka színvonala lényegesen javult.
Az adóigazgatás mellett az ügyintéző feladata a házipénztárak kezelése is. A pénztári munkában törekszünk a készpénz forgalom csökkentésére a számlapénz forgalom javára, ennek realizálása nehézkes. Egyre több vásárlás esetén fordul elő, hogy a partnerek az azonnali fizetést helyezik előtérbe az esetleges utalásos számla kiegyenlítés helyett.
A készpénz készlet természetesen szigorúan a szabályzat szerint kerül tárolásra.
Adóigazolást magánszemélyek, társas vállalkozások leginkább pályázat benyújtásához kértek.
Műszaki igazgatás
A műszaki előadó Deák Ádám. Ellátja Teskánd a település üzemeltetéshez tartozó rendkívül sokrétű munkát (közterület-használati ügyek, a közműszolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok, közterület-felügyelet, környezetvédelem mezőgazdasági ügyek, ipar- és kereskedelmi ügyek)
Az ipar igazgatás területén 2013. január 1-től bővül a jegyzői hatáskör a telepengedélyek elbírálásával, melyet addig a Zalaegerszegi körzetközponti jegyző látott el.
A belterületen lévő műveletlen, gondozatlan területek, valamint a parlagfű tekintetében – a szomszédos tulajdonosok bejelentésére, illetve hivatalból – 2014. évben 16 ingatlantulajdonossal szemben történt – helyszínelést követően – intézkedés, figyelmeztető levél kiküldése.
A felszólításoknak a tulajdonosok túlnyomó többsége eleget tett. A felderítést, ellenőrzést nagymértékben segítették a falugondnokok.
A külterületi ingatlanokkal kapcsolatos bejelentéseket rendszeresen továbbítottuk a hatáskörrel rendelkező Földhivatal felé.
A közműkezelőkkel (E-ON, Zalaviz Zrt) hálózatbővítéssel, rekonstrukcióval, szolgáltatással kapcsolatosan folyamatosan szükség szerint egyeztetéseket végzünk, felhívjuk figyelmüket a meghibásodott közművezetékekre, esetleges lakossági panaszokra.
Adó és értékbizonyítványt 2014-ben 65 esetben állítottunk ki. Az ingatlanok értékelését elsősorban hagyatéki eljárás keretében kérik a társhivatalaink, de egyre több esetben fordul elő végrehajtási eljárás keretében kért értékbecslés.
A hatósági munkán túl a törvény előírásainak megfelelően közreműködött a Hivatal országgyűlési képviselők valamint a helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek általános választásának lebonyolításában.
Az eredményes előkészítő munkának is köszönhető, hogy mind a három településen érvényes és eredményes volt a választás és megalakultak az önkormányzatok. Boncodfölde községben a polgármester személyében történt változással járó átadás-átvétel is eredményesen megtörtént.
A hivatalban végzi munkáját a Teskándi Önkormányzat állományába tartozó pályázatok kezelését végző ügyintéző is, aki ha szükséges mindig segít a hivatal dolgozóinak az ügyintézésben.
Szintén sokat jelent a munkában, hogy Teskánd község polgármestere rendelkezik az államigazgatási ügyek intézéséhez szükséges felsőfokú végzetséggel.
A 2014. évi feladat volt még a Hivatal számára az országgyűlési képviselők valamint a helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek általános választásának lebonyolítása.
Az eredményes előkészítő munkának is köszönhető, hogy mind a három településen érvényes és eredményes volt a választás és megalakultak az önkormányzatok. Boncodfölde községben a polgármester személyében történt változással járó átadás-átvétel is eredményesen megtörtént.
2. Szervezeti változás 2015.január 1-től.
Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011.évi CLXXXIX.törvény 85.§(3) bekezdése szerint:
(3) Közös önkormányzati hivatal létrehozásáról vagy megszüntetéséről az érintett települési önkormányzatok képviselő-testületei az általános önkormányzati választások napját követő hatvan napon belül állapodnak meg. A megállapodás az általános önkormányzati választásokat követő év január 1-jén lép hatályba.
A törvény adta lehetőséggel élve a Csonkahegyhát székhelyü Állandó Kirendeltséget fenntartó önkormányzatok kiváltak a Teskándi Közös Önkormányzati Hivatalból és 2015. január 1-töl a Gellénházi Közös Önkormányzati Hivatalhoz csatlakoztak. Kiválásukkal Hivatalunk müködésének törvényes feltételeit még abban az esetben sem tudták a maradó önkormányzatok biztositani, hogy Becsvölgye Önkormányzata időközben kinyilvánitotta csatlakozási szándékát a Közös Hivatalhoz.
Többirányú egyeztetés erdménye lett, hogy Salomvár községgel is sikerült megállapodni a Teskándi Közös Önkormányzati Hivatalhoz történő csatlakozásról, aminek következtében nem volt akadálya a Közös Hivatal további működésének.
2014. december hónapban a megállapodó öt település – Becsvölgye, Boncodfölde, Kustánszeg Salomvár és Teskánd – együttes-ülésen elfogadta a Közös Hivatal létrehozásáról szóló társulási megállapodást és a megállapodásban foglaltaknak megfelelően kezdte meg a munkáját a Hivatal 2015. január 1-én.
Az elkövetkezendő időszak legfontosabb feladatait az alábbiakban foglalom össze:
1 A közös hivatal szervezeti változásával járó feladatok további pontosítása.
2 A kirendeltségeken és a székhely településen müködö hivatalok munkályának folyamatos összehangolása.
3 A közös önkormányzati hivatal feladatainak áttekintése, a szükséges korrekciók, pontosítások elvégzése
4 A helyi önkormányzatokról szóló törvény 2014. évben hatályba lépő rendelkezéseinek végrehajtása, a hivatali dolgozók ez irányú felkészítése.
5 A Képviselő-testület által meghatározott fejlesztési és felújítási feladatok előkészítése és bonyolítása.
6 Költségvetési gazdálkodás során az önkormányzat működőképességének fenntartása.
7 Pályázati lehetőségek kihasználása, a lakossági közszolgáltatások színvonalának emelése.
8 Közszolgálat emberi erőforrásainak fejlesztése, a köztisztviselők folyamatos képzése, továbbképzése.
Tisztelt Képviselő-testület!
Kérem, hogy a hivatal 2014. évi munkájáról szóló előterjesztést megvitatás után elfogadni szíveskedjenek.
Határozati javaslat:
Teskánd község Önkormányzatának Képviselő-testülete megtárgyalta a Teskándi Közös Önkormányzati Hivatal munkájáról szóló beszámolót és azt elfogadja. A 2015. évi hivatali feladatok meghatározásával egyetért.
Felelős: Fazekas István jegyző
Határidő: 2015. december 31.
Teskánd, 2015. április 15.
Fazekas István
jegyző